- Общие положения
1.1. Настоящее Положение ООО «МНОГОПРОФИЛЬНАЯ СЕРВИСНАЯ КОМПАНИЯ ДЕПАРТАМЕНТ» (ОГРН 1207800045133, ИНН/КПП 7801681058/780101001, адрес 199155, г. Санкт-Петербург, ул. Уральская, дом 17, корп. 1, литер Д, офис П./ОФ 1-Н, 1-5/№306) (далее – Общество) разработано во исполнение требований п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон о персональных данных) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну и определяет политику Общества в отношении обработки персональных данных, порядок обработки персональных данных, а также процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ, устранение последствий таких нарушений.
1.2. Положение действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает Общество и распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Общества как до, так и после утверждения настоящего Положения.
1.3. Во исполнение требований ч. 2 ст. 18.1 Закона о персональных данных настоящее Положение публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на сайте Общества https://atelierlavoye.ru, а также на информационной стенде по месту нахождения Общества.
1.4. Основные понятия, используемые в Положении:
персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
оператор персональных данных – Общество, государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
контрагенты – физические и юридические лица, с которыми Обществом заключены любые виды гражданско-правовых договоров.
1.5. Основные права и обязанности Общества.
1.5.1. Общество имеет право:
— самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено Законом о персональных данных или другими федеральными законами;
— поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Общества, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных;
— в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных, Общество вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в Законе о персональных данных.
1.5.2. Общество обязано:
— организовывать обработку персональных данных в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;
— отвечать на обращения и запросы субъектов персональных данных и их законных представителей в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;
— сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных по запросу этого органа необходимую информацию в течение 10 рабочих дней с даты получения такого запроса. Указанный срок может быть продлен, но не более чем на 5 рабочих дней в случае направления Обществом в адрес уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных мотивированного уведомления с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.
1.5.3. Субъект персональных данных имеет право:
— получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. Сведения предоставляются субъекту персональных данных Обществом в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных. Перечень информации и порядок ее получения установлен Законом о персональных данных;
— требовать от Общества уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;
— выдвигать условие предварительного согласия при обработке персональных данных в целях продвижения на рынке товаров, работ и услуг;
— обжаловать установленном законом порядке неправомерные действия или бездействие Общества при обработке его персональных данных.
1.6. Контроль за исполнением требований настоящего Положения осуществляется уполномоченным лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных в Обществе.
1.7. Лица, ответственные за организацию обработки персональных данных, назначаются соответствующим приказом руководителя Общества.
1.8. Ответственность за нарушение требований законодательства Российской Федерации и нормативных актов Общества в сфере обработки и защиты персональных данных определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
- Правовые основания обработки персональных данных
2.1. Правовым основанием обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Общество осуществляет обработку персональных данных, в том числе:
— Конституция Российской Федерации;
— Гражданский кодекс Российской Федерации;
— Трудовой кодекс Российской Федерации;
— Налоговый кодекс Российской Федерации;
— Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
— Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»;
— иные нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью Общества.
— устав Общества;
— договоры, заключаемые между Обществом и Контрагентами;
— согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных.
- Цели обработки персональных данных,
объем и категории субъектов персональных данных
3.1. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
3.2. Цель № 1 – ведение кадрового и бухгалтерского учета, обеспечение соблюдения трудового, налогового и пенсионного законодательства.
3.2.1. Субъекты персональных данных, обрабатываемых с указанной целью:
— Работники;
— Члены семьи работников;
— Бывшие работники;
— Иные субъекты персональных данных, каким-либо образом взаимодействующие с Обществом в рамках заявленной цели.
3.2.2. Объем персональных данных, обрабатываемых с указанной целью:
— фамилия, имя, отчество;
— пол;
— число, месяц, год рождения;
— место рождения;
— информация о гражданстве (в том числе предыдущие гражданства, иные гражданства);
— паспортные данные;
— адрес места жительства;
— номер контактного телефона или сведения о других способах связи;
— реквизиты страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— идентификационный номер налогоплательщика;
— реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;
— семейное положение, состав семьи и сведения о близких родственниках;
— сведения о трудовой деятельности;
— сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета;
— сведения об образовании, наличии ученой степени;
— сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации;
— банковские реквизиты;
3.3. Цель № 2 – подбор персонала (соискателей) на вакантные должности.
3.3.1. Субъекты персональных данных, обрабатываемых с указанной целью:
— Соискатели на вакантные должности;
— Иные субъекты персональных данных, каким-либо образом взаимодействующие с Обществом в рамках заявленной цели.
3.3.2. Объем персональных данных, обрабатываемых с указанной целью:
— фамилия, имя, отчество;
— пол;
— число, месяц, год рождения;
— место рождения;
— информация о гражданстве (в том числе предыдущие гражданства, иные гражданства);
— адрес места жительства;
— номер контактного телефона или сведения о других способах связи;
— семейное положение, состав семьи;
— сведения о трудовой деятельности;
— сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета
— сведения об образовании, ученой степени;
— сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации;
3.4. Цель № 3 – подготовка, заключение и исполнение гражданско-правовых договоров (с физическими (в том числе имеющими статус Индивидуального предпринимателя) и юридическими лицами любой организационно-правовой формы, в том числе в рамках договоров розничной купли-продажи товаров, а также в рамках розничной купли-продажи товаров через официальный сайт Общества https://atelierlavoye.ru).
3.4.1. Субъекты персональных данных, обрабатываемых с указанной целью:
— Стороны, выгодоприобретатели или поручители по гражданско-правовым договорам;
— Контрагенты, представители контрагентов;
— Иные субъекты персональных данных, каким-либо образом взаимодействующие с Обществом в рамках заявленной цели.
3.4.2. Объем персональных данных, обрабатываемых с указанной целью:
— фамилия, имя, отчество;
— пол;
— число, месяц, год рождения;
— место рождения;
— паспортные данные;
— ИНН
— СНИЛС
— номер контактного телефона или сведения о других способах связи;
— адрес регистрации по месту жительства;
— банковские реквизиты;
3.5. Цель № 4 – продвижение товаров, работ и услуг на рынке (организация и проведение Обществом программ лояльности, маркетинговых и/или рекламных акций, исследований, опросов, продвижение услуг и/или товаров Общества и/или партнеров Общества на рынке путем осуществления прямых контактов с контрагентами Общества с помощью различных средств связи, включая, но не ограничиваясь: по телефону с использованием специальных программ обмена сообщений, смс – рассылка сообщений, по электронной почте, почтовой рассылке и иными не запрещенными способами).
3.5.1. Субъекты персональных данных, обрабатываемых с указанной целью:
— Контрагенты;
— Представители контрагентов;
— Стороны, выгодоприобретатели или поручители по гражданско-правовым договорам;
— Иные субъекты персональных данных, каким-либо образом взаимодействующие с Обществом в рамках заявленной цели.
3.5.2. Объем персональных данных, обрабатываемых с указанной целью:
— фамилия, имя, отчество;
— пол;
— число, месяц, год рождения;
— номер контактного телефона или сведения о других способах связи;
— банковские реквизиты;
— техническая информация: IP-адрес, тип используемого мобильного устройства, операционная система устройства и тип браузера, уникальный идентификатор устройства, адрес ссылающихся веб-сайтов, путь, по которому пользователь проходит через веб-сайт Общества и другая.
3.6. Обществом не осуществляется обработка биометрических персональных данных (сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность), за исключением случае, предусмотренных законодательством РФ.
3.7. Обществом не осуществляется обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
- Порядок и условия обработки персональных данных
4.1. Обработка персональных данных осуществляется Обществом в соответствии с требованиями законодательства РФ.
4.2. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством РФ.
4.3. Общество осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных.
4.4. К обработке персональных данных допускаются работники Общества, а также иные лица, оказывающие Обществу услуги, связанные с обработкой персональных данных.
4.5. Обработка персональных данных осуществляется путем:
— получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно от субъектов персональных данных;
— получения персональных данных из общедоступных источников;
— внесения персональных данных в реестры и информационные системы Общества;
— использования иных способов обработки персональных данных.
4.6. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
4.7. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
4.8. Общество принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:
— определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;
— принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;
— назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в структурных подразделениях и информационных системах Общества;
— создает необходимые условия для работы с персональными данными;
— организует учет документов, содержащих персональные данные;
— организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;
— хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;
— организует обучение работников Общества, осуществляющих обработку персональных данных.
4.9. Общество осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, в пределах срока действия Договора, заключенного с субъектом персональных данных, и в течение 3 (лет) лет после прекращения действия Договора, если соблюдение более длительных сроков не требует законодательство РФ, цели обработки персональных данных или не предусмотрены договором, заключенным с субъектом персональных данных.
4.10. Персональные данные могут храниться Обществом как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
4.11. Персональные данные на бумажных носителях, хранятся в специально отведенных железных шкафах, ключи от железных шкафов хранятся у лиц, допущенных к обработке персональных данных
4.12. Персональные данные также хранятся в электронном виде в локальной компьютерной сети Общества, в электронных папках и файлах на персональных компьютерах сотрудников, допущенных в обработке персональных данных.
4.13. Общество обязано соблюдать требовать конфиденциальности персональных данных и не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
4.14. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет, Общество обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, указанных в Законе о персональных данных.
- Актуализация, исправление, удаление и уничтожение
персональных данных, ответы на запросы субъектов
на доступ к персональным данным
5.1. Подтверждение факта обработки персональных данных Обществом, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона о персональных данных, предоставляются Обществом субъекту персональных данных или его представителю при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя.
В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
5.2. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с ч. 8 ст. 14 Закона о персональных данных, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.
5.3. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора Общество осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.
В случае подтверждения факта неточности персональных данных Общество на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течение 7 рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.
5.4. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении (запросе) субъекта персональных данных или его представителя либо Роскомнадзора, Общество осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения запроса.
5.5. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:
— иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных;
— Обществом не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;
— иное не предусмотрено другим соглашением между Обществом и субъектом персональных данных.
- Порядок реагирования на запросы субъектов персональных данных
6.1. Общество обязано сообщить в порядке, предусмотренном статьей 14 Закона о персональных данных и настоящим Положением, субъекту персональных данных или его представителю информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, а также предоставить возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо в течение 10 рабочих дней с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя. Указанный срок может быть продлен, но не более чем на 5 рабочих дней в случае направления Обществом в адрес субъекта персональных данных мотивированного уведомления с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.
6.2. Запрос может быть подан лично, либо в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в соответствии с законодательством РФ.
6.3. При приеме субъект персональных данных или его представитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность, а также документ, подтверждающий полномочия представителя (в случае обращения представителя). Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Обществом (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Обществом, подпись субъекта персональных данных или его представителя.
6.4. Рассмотрение запросов субъектов персональных данных или их представителей осуществляется сотрудниками Общества, ответственными за их рассмотрение и подготовку ответов. При рассмотрении запросов обеспечивается объективное, всестороннее и своевременное рассмотрения запроса, принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов субъектов персональных данных, а также направление письменных ответов по существу запроса.
6.5. Общество вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса, не соответствующего условиям, предусмотренным частями 4 и 5 статьи 14 Закона о персональных данных. Такой отказ должен быть мотивированным. В случае отказа в предоставлении информации о наличии персональных данных о соответствующем субъекте персональных данных или персональных данных субъекту персональных данных или его представителю при их обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя сотрудники или иные уполномоченные Обществом лица обязаны дать в письменной форме мотивированный ответ.
6.6. Общество обязан предоставить безвозмездно субъекту персональных данных или его представителю возможность ознакомления с персональными данными, относящимися к этому субъекту персональных данных. Для проверки фактов, изложенных в запросах при необходимости, организуются служебные проверки в соответствии с законодательством.
6.7. Запрос считается исполненным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы.
- Процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений
законодательства Российской Федерации в сфере защиты персональных данных
7.1. Обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе.
7.2. В Обществе установлены следующие процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных:
— издание локальных актов Института по вопросам обработки персональных данных;
— назначение ответственных за организацию обработки персональных данных;
— определение лиц, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных;
— ознакомление работников Общества, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных под роспись до начала работы с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику Общества в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных;
— получение персональных данных лично у субъекта персональных данных, в случае недееспособности субъекта персональных данных, согласие на обработку его персональных данных дает его законный представитель, в случае возникновения необходимости получения персональных данных не от самого субъекта, Общество обязано (кроме случаев, установленных п. 4 ст. 18 Закона о персональных данных) до начала обработки таких персональных данных предоставить субъекту персональных данных информацию, указанную в п. 3 ст. 18 Закона о персональных данных;
— применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных;
— опубликование Обществом или обеспечение иным образом неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки персональных данных, к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных.
— осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных законодательству РФ и принятым в соответствии с ним локальным нормативным актам, требованиям к защите персональных данных, политике Общества в отношении обработки персональных данных.
7.3. В случае установления факта неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных, повлекшей нарушение прав субъектов персональных данных, Общество с момента выявления такого инцидента, уведомляет уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных:
— в течение 24 часов о произошедшем инциденте, о предполагаемых причинах, повлекших нарушение прав субъектов персональных данных, и предполагаемом вреде, нанесенном правам субъектов персональных данных, о принятых мерах по устранению последствий соответствующего инцидента, а также предоставить сведения о лице, уполномоченном Обществом на взаимодействие с уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, по вопросам, связанным с выявленным инцидентом;
— в течение 72 часов о результатах внутреннего расследования выявленного инцидента, а также предоставить сведения о лицах, действия которых стали причиной выявленного инцидента (при наличии).
7.4. В случае обращения субъекта персональных данных к Обществу с требованием о прекращении обработки персональных данных, Общество обязано в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты получения соответствующего требования, прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки (если такая обработка осуществляется лицом, осуществляющим обработку персональных данных), за исключением случаев, предусмотренных Законом о персональных данных. Указанный срок может быть продлен, но не более чем на 5 рабочих дней в случае направления Обществом в адрес субъекта персональных данных мотивированного уведомления с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.